Buchhaltung und Excel verbinden: So funktioniert eine Schnittstelle

In fast jedem kleinen Betrieb gibt es zwei Programme, die nichts voneinander wissen. Die Buchhaltung kennt die Rechnungen, die Kalkulation kennt die Aufträge, das Postfach kennt die Anfragen. Dazwischen sitzt ein Mensch, der Zahlen von einem Fenster ins andere tippt. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.

Was beim Abtippen schiefgeht

Tippfehler. Aus 4.800 Euro werden 4.080 Euro. Niemand merkt es, bis die Kalkulation nicht aufgeht.

Dubletten. Eine Rechnung wird zweimal übertragen, weil zwei Kollegen sie beide gesehen haben. Oder sie wird gar nicht übertragen, weil jeder dachte, der andere macht es.

Verzögerung. Die Zahlen in der Kalkulation sind so aktuell wie der letzte Nachmittag, an dem jemand Zeit zum Übertragen hatte. Entscheidungen werden auf dem Stand von vorletzter Woche getroffen.

Verlorene Zeit. Zehn Minuten pro Rechnung klingen nach wenig. Bei zwanzig Rechnungen in der Woche sind das über 170 Stunden im Jahr, die eine Person mit Abschreiben verbringt.

Was eine Schnittstelle macht

Eine Schnittstelle ist ein Stück Software, das zwei Programme miteinander reden lässt. Sie holt Daten aus dem einen Programm, übersetzt sie in das Format des anderen und schreibt sie dort hinein. Das passiert automatisch, zum Beispiel jede Nacht oder sofort, wenn eine neue Rechnung entsteht.

Im Betrieb sieht das so aus: Eine Rechnung wird in der Buchhaltung angelegt. Wenige Sekunden später steht sie in der Kalkulation, mit demselben Betrag, demselben Kunden, derselben Nummer. Niemand hat etwas getippt. Wird die Rechnung in der Buchhaltung korrigiert, ist die Korrektur auch in der Kalkulation. Die Zahlen stimmen in beiden Programmen überein, immer.

Was sich anbinden lässt

Fast alles, was einen Datenexport oder eine Programmierschnittstelle hat. Bei kleinen Betrieben sind das meistens:

• Buchhaltungsprogramme wie Lexware, sevdesk oder DATEV, die Rechnungen, Belege und Kontakte liefern oder entgegennehmen.
• Excel und Google Sheets, die weiter als Arbeitsoberfläche dienen, aber automatisch gefüllt werden.
• E-Mail-Postfächer, aus denen Anfragen oder Bestellungen in eine Aufgabenliste wandern.
• Lieferanten- und Kundenportale, in die heute Bestellungen von Hand eingegeben werden.
• Zeiterfassung, Kalender und Dokumentenablage, damit Termine und Dateien am richtigen Vorgang hängen.

Wenn ein Programm keine Schnittstelle hat, aber Dateien exportieren kann, geht es meistens trotzdem: Die Software liest die Exportdatei und arbeitet damit weiter.

Was eine Schnittstelle kostet

Eine einzelne Verbindung zwischen zwei Programmen ist ein typischer erster Schritt und liegt im vierstelligen Bereich. Sie ist nach wenigen Wochen im Einsatz, oft schneller. Der Aufwand hängt davon ab, wie gut das angebundene Programm seine Daten herausgibt und wie unterschiedlich die beiden Seiten ihre Daten benennen.

Gegenrechnung: Spart die Schnittstelle einer Person zwei Stunden pro Woche, hat sie sich meist innerhalb eines Jahres bezahlt gemacht, und die Tippfehler sind ab dem ersten Tag weg.

Woran Sie erkennen, dass Sie eine brauchen

Wenn in Ihrem Betrieb jemand regelmäßig ein Fenster neben das andere legt und abschreibt, brauchen Sie eine. Wenn Sie Zahlen zweimal prüfen, weil Sie dem Übertrag nicht trauen, brauchen Sie eine. Wenn ein Kollege sagt "das mache ich immer freitags", und freitags fällt aus, brauchen Sie eine.

Beschreiben Sie mir, welche zwei Programme bei Ihnen nicht miteinander reden. Ich sage Ihnen im Erstgespräch, ob und wie sie sich verbinden lassen. Das dauert etwa 30 Minuten und kostet nichts.