Was kostet individuelle Software für kleine Betriebe?

Die häufigste Frage im Erstgespräch ist auch die, auf die die meisten Entwickler am vagesten antworten: "Kommt drauf an." Das stimmt, hilft Ihnen aber nicht bei der Entscheidung. Deshalb hier die Zahlen, mit denen ich arbeite.

Der erste Schritt: vierstellig

Individuelle Software für einen kleinen Betrieb beginnt nicht mit einem Großprojekt. Sie beginnt mit einem klar begrenzten ersten Schritt: die eine Liste, die am meisten Zeit kostet, oder der eine Ablauf, der jede Woche von Hand läuft. Dieser Schritt liegt in der Regel im vierstelligen Bereich, also zwischen einigen tausend und knapp zehntausend Euro, und ist nach wenigen Wochen im Einsatz.

Warum so klein? Weil Sie nach dem ersten Schritt wissen, was die Software für Sie bringt. Sie arbeiten damit, sehen, was fehlt, und entscheiden dann, ob und was als Nächstes kommt. Ein Pflichtenheft über alles, was Sie je brauchen könnten, ist teurer und meistens falsch.

Wovon der Preis abhängt

Wie viele Daten zusammenlaufen müssen. Eine Kundenliste mit Aufträgen ist überschaubar. Kunden, Aufträge, Verträge, Rechnungen und Dokumente, die alle zusammenhängen, sind ein größerer Schritt.

Wie viele Programme angebunden werden. Soll die Software mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem E-Mail-Postfach oder einem Lieferantenportal reden, kostet jede Schnittstelle Zeit. Die spart sich aber schnell wieder ein, weil danach niemand mehr abtippt.

Wie sauber Ihre bestehenden Daten sind. Eine gepflegte Tabelle ist in einem Nachmittag übernommen. Zwölf Jahre gewachsene Listen mit unterschiedlichen Schreibweisen, Dubletten und Notizen in Zahlenfeldern brauchen eine Bereinigung. Das ist Arbeit, aber sie fällt nur einmal an.

Wie viele Leute damit arbeiten. Rollen, Rechte und Freigaben sind schnell eingebaut, wenn klar ist, wer was darf. Unklare Zuständigkeiten kosten mehr als die Technik.

Was nach dem ersten Schritt kommt

Betriebe verändern sich, und die Software wächst mit. Die meisten meiner Kunden lassen nach dem ersten Schritt laufend weiterentwickeln, mal einen Tag im Monat, mal eine Woche am Stück, je nachdem, was gerade ansteht. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keinen Vertrag, der Sie bindet. Jeder Schritt wird vorher besprochen und danach abgerechnet.

Laufende Kosten für den Betrieb der Software selbst, also Server und Wartung, liegen für einen kleinen Betrieb typischerweise im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Lizenzen pro Nutzer gibt es nicht, weil die Software Ihnen gehört.

Wo Sie Geld sparen

Sie bezahlen keine Funktionen, die Sie nicht nutzen. Standardsoftware kostet pro Nutzer und Monat, egal wie viel davon Sie brauchen. Individuelle Software hat genau die Funktionen, die Ihr Betrieb braucht.

Kein Lock-in. Ich setze auf bewährte, weit verbreitete Technik, und der Quellcode gehört Ihnen. Jeder andere Entwickler kann die Software weiterführen. Das hält den Preis ehrlich, weil Sie jederzeit gehen könnten.

Die gesparte Zeit ist real. Wenn drei Leute je zwei Stunden pro Woche mit Zusammensuchen und Abtippen verbringen, sind das rund 300 Stunden im Jahr. Rechnen Sie das mit Ihrem Stundensatz, dann wissen Sie, was der erste Schritt kosten darf.

Was Sie für das Erstgespräch brauchen

Nichts außer einer ehrlichen Beschreibung, wo es hakt. Keine Anforderungsliste, kein Lastenheft. Ich sage Ihnen im Gespräch, ob sich eigene Software für Ihren Fall lohnt oder ob ein fertiges Werkzeug reicht, und was ein erster Schritt kosten würde. Das Gespräch dauert etwa 30 Minuten und ist kostenlos.